POLITIQUE GÉNÉRALE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Bureau16 – Intelligence de marché et stratégie

1. Objectif de la politique

La présente politique a pour objectif d’assurer la conformité de Bureau16 aux dispositions de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), et de protéger les renseignements personnels que le cabinet pourrait exceptionnellement recueillir, traiter ou recevoir dans le cadre de ses activités.

2. Nature de nos activités

Bureau16 est un cabinet-conseil spécialisé en intelligence de marché et stratégie d’affaires. Dans le cadre de ses services, l’entreprise n’a généralement pas accès à des renseignements personnels. Toutefois, dans certains mandats d’étude de marché, des données pouvant contenir des renseignements personnels anonymisés ou pseudonymisés pourraient transiter temporairement par le cabinet. Ces cas sont rares, limités, et soumis à des protocoles stricts.

3. Responsabilité

Bureau16 a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à l’application de la présente politique. Cette personne peut être contactée à l’adresse suivante : jfpelley@bureau16.com

Jean-Francois Pelley
Directeur général

4. Collecte et utilisation des renseignements personnels

• Toute collecte de renseignements personnels est exceptionnelle, limitée à ce qui est nécessaire, et effectuée avec le consentement éclairé des personnes concernées, soit directement par Bureau16, soit par ses sous-traitants.

• Les renseignements personnels éventuellement reçus sont utilisés strictement aux fins du mandat prévu, notamment pour l’analyse de données de marché.

• Dans la majorité des cas, Bureau16 agit comme mandataire ou sous-traitant, sans détenir ou conserver de renseignements identifiables.

5. Communication à des tiers

• Bureau16 peut faire appel à des fournisseurs spécialisés (ex. : firmes de sondage ou d’hébergement de données) qui respectent des normes élevées de protection et qui sont conformes à la Loi 25.

• Les ententes contractuelles avec ces tiers incluent des clauses de confidentialité et des engagements à l’égard de la sécurité des données.

6. Sécurité des renseignements

• Toutes les données reçues sont traitées dans un environnement sécurisé, et aucun renseignement personnel n’est conservé au-delà de ce qui est nécessaire.

• Les employés et collaborateurs sont formés à la confidentialité et à la protection des données.

7. Droits des personnes concernées

Conformément à la Loi 25, toute personne dont des renseignements sont détenus a le droit :

• d’accéder à ses renseignements;

• de les faire rectifier;

• de retirer son consentement;

• de porter plainte en cas d’insatisfaction.

Ces demandes peuvent être adressées par courriel à la personne responsable désignée.

8. Gestion des incidents

En cas d’incident de confidentialité (ex. : accès non autorisé, perte, divulgation), Bureau16 appliquera un plan de gestion des incidents comprenant :

• l’évaluation des risques;

• l’avis aux personnes concernées si le risque est sérieux;

• l’avis à la Commission d’accès à l’information du Québec, si requis.

9. Révision et mise à jour de la politique

La présente politique est revue au moins une fois par année, ou à la suite de tout changement législatif ou organisationnel pertinent.

Entrée en vigueur : 22 mai 2025

Dernière mise à jour : 22 mai 2025